Logiciel de facturation : Comment choisir le bon logiciel de facturation pour votre entreprise ?
Logiciel de facturation : Obligation d’utiliser un logiciel de facturation
Beaucoup d’entreprises utilisent Microsoft Word ou Excel pour établir leurs factures, mais à partir du 1er janvier 2018, cette solution n’est plus valable.
En effet, en vertu des dispositions de l’article 145-III du CGI, les contribuables relevant de l’IS (impôt sur les sociétés) ou de l’IR (Impôt sur les revenus) au titre de leurs revenus professionnels, ainsi que ceux assujettis à la TVA sont tenus de délivrer à leurs clients des factures pré-numérotés et éditées par un système informatique selon une série continue.
Dans le cadre des efforts de l’administration visant à lutter contre le secteur de l’informel et la fraude fiscale, la loi de finances pour l’année 2018, a introduit une nouvelle mesure au niveau de l’article 145- IX du CGI, instituant de manière progressive l’obligation pour les contribuables exerçant dans des secteurs d’activité qui seront définis par voie règlementaire, de se doter d’un système informatique de facturation qui répond à des critères techniques déterminés par l’administration et qui respecte les exigences prévues aux paragraphes III et IV de l’article 145 du CGI.
Logiciel de facturation : Comment choisir le bon logiciel de facturation pour votre entreprise ?
Quand il s’agit de choisir un logiciel de facturation, vous trouverez sur le marché un grand nombre de produits, chacun dispose d’un ensemble de fonctionnalités et sa structure de prix.
Avant de vous lancer dans l’achat d’un logiciel de facturation, nous vous conseillons de constituer une Short List des logiciels à évaluer. Pour cela, il faut décomposer et énumérer les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin.
Sachez que LE BON LOGICIEL est le logiciel qui répond à vos besoins, vous permet d’être plus efficace et vous fait gagner du temps !
À la fin de cet article, vous devriez avoir tous les éléments à votre disposition pour faire le bon choix. Ci-dessous, cinq critères à définir pour affiner votre recherche du logiciel de facturation pour votre entreprises :
- Les fonctionnalités indispensables
- Les exigences fiscales
- Les rapports et statistiques
- Les restrictions d’accès et la sécurité
- Les caractéristiques de recherche
Logiciel de Facturation : les fonctionnalités indispensables
Un logiciel de facturation doit vous permettre d’entrer toutes les informations importantes dont vous avez besoin concernant vos clients, produits, services, documents commerciaux et encaissements des clients.
Un logiciel de facturation ne vaut rien si vous n’avez pas la possibilité d’enregistrer les encaissements des clients et de gérer vos comptes clients. En effet, un bon logiciel de facturation doit pouvoir :
- Créer les documents dont vous avez besoin : devis, bons de commande, bons de livraison, factures et avoirs;
- Gérer les paiements partiels ou multiples des clients;
- Gérer les chèques et effets retournés impayés;
- Gérer les échéances clients;
- Editer les relevés des factures impayées.
Si vous avez besoin d’un logiciel de gestion commerciale, le logiciel de gestion doit aussi inclure un module de gestion des achats et un module d’inventaire et de gestion de stock.
Côté données, le logiciel de facturation doit aussi être capable d’exporter vos données (clients, articles, factures, encaissements, etc.) dans un format de fichier ouvert (Exemple : Excel) pour des besoins de communication à des tiers (Exemple : Expert comptable).
Si votre entreprise fournit des services, assurez-vous que vous pouvez entrer un texte descriptif dans vos documents de ventes (Devis, Factures, etc.).
Logiciel de Facturation : les exigences fiscales
Un autre aspect à vérifier est la conformité avec les exigences fiscales. L’administration fiscale marocaine exige que la numérotation des factures soit automatique et chronologique sans vide entre les numéros.
Concernant la TVA, vos articles sont-ils soumis à la même taxe ou à des taux de TVA différents.
Ensuite, le logiciel de facturation doit traiter les déclarations fiscales dont vous avez besoin pour vous aider à gagner du temps dans la préparation de vos déclarations.
Sachez que l’administration fiscale marocaine prévoit l’instauration de la télédéclartion des factures des ventes, le logiciel de facturation doit être évolutif pour intégrer cette fonctionnalité dans ses prochaines versions.
Logiciel de Facturation : les rapports et statistiques
Pour piloter votre activité, l’existence de rapports de gestion, de statistiques et de tableaux de bord sont indispensables pour avoir une visibilité sur l’activité de votre entreprise : les clients les plus actifs / dormants, les articles les plus vendus / dormants, les statistiques par commercial, famille de produit, région, etc.
En effet, la possibilité d’avoir des rapports pertinents sur les clients débiteurs, les produits les plus vendus, la ventilation du chiffre d’affaires est un point important à prendre en compte.
Logiciel de Facturation : les restrictions d’accès et la sécurité
Si vous avez ou aurez d’autres utilisateurs qui vont utiliser le logiciel de facturation, vous devrez prendre en compte l’aspect sécurité et restriction d’accès. En effet, vous aurez peut-être besoin de restreindre l’accès à certaines parties du logiciel ou des données.
Par exemple, vous ne souhaitez peut-être pas que les utilisateurs puissent être en mesure de modifier ou supprimer des factures ou encaissements clients ou vous ne souhaitez pas qu’ils aient accès à vos rapports de vente ou le prix de revient des produits.
Le logiciel de facturation doit avoir une interface pour vous permettre de spécifier ce que chaque utilisateur peut et ne peut pas voir ou faire.
Logiciel de Facturation : les caractéristiques de recherche
Au fur et à mesure que vos données s’accumulent et votre base de données grandisse, vous devez être en mesure d’entrer des critères de recherche simples et de trouver facilement les informations que vous chercher.
En effet, vous ne voudrez vraiment pas perdre votre temps à parcourir toutes les listes ou à consulter plusieurs écrans pour trouver l’information dont vous avez besoin.
Logiciel de gestion commerciale TIJARA : Gestion des ventes et Facturation
Le logiciel de gestion commerciale TIJARA est un logiciel complet intégrant la gestion des ventes et facturation, le gestion des achats, la gestion de l’inventaire et du stock et la gestion des comptes clients.
Le module « Gestion des ventes et facturation » du logiciel de gestion commerciale TIJARA a été développé pour répondre aussi bien aux besoins des sociétés commerciales qu’aux besoins des sociétés de service.
Facile à utiliser et paramétrable en fonction de vos besoins, le module de Gestion des ventes et facturation intègre la totalité du processsus de vente.
En plus, un système de facturation en réseau puissant capable de gérer jusqu’à 25 postes en temps réel (La facturation peut être effectuée simultanément sur plusieurs postes avec une gestion automatique de la numérotation des factures).
Logiciel de gestion commerciale TIJARA : Fonctionnalités du module de gestion des ventes et facturation
Logiciel de gestion commerciale TIJARA : Gestion des clients
- Gestion complète du fichier client
- Définition du plafond de crédit par client
- Définition de l’échéance de réglement par client
- Suivi des comptes clients
- Blocage des clients lors du dépassement du plafond de crédit
Logiciel de gestion commerciale TIJARA : Gestion des produits et services
- Gestion du fichier des articles : Produits stockables et services
- Gestion de la fiche d’importation / produit (nomenclature, taux de douane, etc.)
- Gestion du stock multi-dépôts ou multi-magasins avec centralisation des données
- Suivi de l’inventaire en temps réel
- Création de catalogues imprimables
Logiciel de gestion commerciale TIJARA : Gestion des documents commerciaux
- Gestion des devis
- Gestion des bons de commande (BC)
- Gestion des bons de livraison (BL)
- Facturation automatique des bons de livraison
- Gestion des factures
- Gestion des avoirs
- Gestion des reçus d’encaissements clients
- Gestion des retours des impayés (chèques et effets de commerce impayés)
Logiciel de gestion commerciale TIJARA : Edition des factures
- Facturation unitaire des BLs
- Facturation des BLs par sélection
- Facturation des BLs par période
- Système de facturation ultra rapide
- Personnalisation facile des factures imprimées
- Possibilité d’avoir plus modèles de factures (Exemple : facture de produits et facture de service)
- Module de gestion des points de vente multi-postes (TIJARA-POS)
Logiciel de gestion commerciale TIJARA : Rapports de gestion et statistiques
- Plusieurs rapports de gestion disponibles
- Statistiques des ventes par article
- Statistiques des ventes par famille d’articles
- Statistiques des ventes par client
- Statistiques des ventes par représentant commercial
- Statistiques des ventes par région
- Tableaux de bord
Logiciel de gestion commerciale TIJARA : Sécurité et restriction d’accès
- Gestion des utilisateurs : Fiche individuelle par utilisateur
- Gestion des droits d’accès par utilisateur
- Gestion des restrictions d’accès par utilisateur
- Cryptage des mots de passe
- Journal des évenements par utilisateur : Connexions, modifications, …
Pour plus d’infos sur le logiciel de gestion commerciale TIJARA, visitez les pages :